КВАЛИГРАММА КАК ИНСТРУМЕНТ ОПИСАНИЯ ПРОЦЕССОВ С УЧЕТОМ ЦИКЛА PDCA И РИСК-ОРИЕНТИРОВАННОГО МЫШЛЕНИЯ

Опубликовано в 2017, Выпуск № 11(65) Ноябрь 2017, ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ | Нет комментариев

Мерзликина Н.В.1, Секацкий В.С.2, Полещук К.О.3, Дедух Л.Д.4, Осколкова К.О.5,

1,2Кандидат технических наук, 3,4,5студент, Сибирский федеральный университет в г. Красноярске

КВАЛИГРАММА КАК ИНСТРУМЕНТ ОПИСАНИЯ ПРОЦЕССОВ С УЧЕТОМ ЦИКЛА PDCA И РИСК-ОРИЕНТИРОВАННОГО МЫШЛЕНИЯ

Аннотация

В рамках реализации процессного подхода системы менеджмента качества рассмотрены способы описания процессов. Предложено при графическом представлении процесса в виде квалиграммы учесть элементы цикла PDCA и риск-ориентированного мышления. На примере процесса «Внутренний аудит» разработана квалиграмма процесса с циклом PDCA и связанный с ней реестр рисков процесса. Выполнение работ в рамках данного процесса обеспечит его непрерывное совершенствование, позволит количественно и качественно оценивать риски при принятии решения, что приведет к повышению качества выполняемых работ и снижению затрат.

Ключевые слова: процесс, квалиграмма, цикл PDCA, риск-ориентированное мышление.


Для повышения эффективности деятельности компании и конкурентоспособности выпускаемой продукции или оказываемой услуги современные организации разрабатывают, внедряют и поддерживают в рабочем состоянии систему менеджмента качества (СМК), одним из принципов которой является процессный подход [1]. В ГОСТ Р ИСО 9000-2015 [2, С. 4] дано следующее определение данного принципа: «Последовательные и прогнозируемые результаты достигаются более эффективно и результативно, когда деятельность осознается и управляется как взаимосвязанные процессы, которые функционируют как согласованная система».

Практическая реализация процессного подхода включает в себя определение и управление взаимосвязанными процессами, которые направлены на достижение намеченных результатов в соответствии с политикой в области качества и стратегией развития организации в целом. Для менеджмента процессов СМК необходимо совместно с процессным подходом использовать цикл PDCA [3] и элементы риск-ориентированного мышления [4]. Применение цикла PDCA позволяет не только повысить эффективность управления процессом, но и определять возможности для улучшения деятельности, основываясь на анализе своих действий [5].

Внедрение элементов риск-ориентированного мышления основано на изучении внешних и внутренних факторов, влияющих как положительно, так и отрицательно на получение конечного результата процесса, определении рисков деятельности и использовании своих возможностей для снижения негативного влияния на результаты процесса.

При внедрении процессного подхода необходимо обеспечить наглядность объекта управления с помощью его точного, простого, удобного для восприятия и анализа описания. Это позволит каждому работнику четко осознавать и реализовывать свою ответственность и свою роль в достижении предприятием конечных результатов.

В организациях в рамках СМК используются различные способы описания процессов [6]. Одним их самых распространенных способов описания процессов – текстовой способ, который не предусматривает графических форм. Основным преимуществом данного способа является подробное описание всех действий. К недостаткам можно отнести большой объем текстовой части и отсутствие наглядности, что ограничивает востребованность документа [6].

В последнее время текстовой способ описания процессов вытесняется графическими методами. Графическое изображение процесса позволяет в компактном виде представить весь процесс, подробно показать его элементы и взаимосвязи как внутри процесса, так и внешние связи с другими процессами. Данный способ изображения процесса играет особую роль:

– при проведении анализа процесса;

– при обсуждении возникших проблем и принятии решений, рабочей группой;

– для определения возможностей и рисков в данном процессе;

– при стандартизации деятельности;

– для определения и внесения изменений в существующий процесс.

На сегодняшний день существует большое количество методов графического изображения процесса. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки, обусловленные сферой распространения того или иного метода, его направленностью и т. п. [7]. Однако ни в одном из методов при описании процесса не предусмотрено применение цикла PDCA и риск-ориентированного мышления.

Подробно рассмотрим один из графических способов описания процесса в виде квалиграммы, но не в стандартном ее представлении, а с наложением цикла PDCA и риск-ориентированного мышления.

Квалиграмма позволяет показать последовательность действий в процессе, ответственность и информационные потоки в виде графической схемы [7]. При моделировании процесса, используя хронологическую последовательность действий, показывается взаимодействие участников, передача информации, использование необходимых ресурсов.

Данный способ описания имеет ряд преимуществ, которые делают его популярным [8]:

– наглядность и простота информации;

– наглядность и четкое распределение обязанностей между участниками процесса;

– выявление взаимодействия с другими процессами;

– полнота информации.

Рассмотрим данный способ описания процесса на примере процесса «Внутренний аудит» ФГАОУ ВО «Сибирский федеральный университет», который изначально имел текстовое описание и блок-схему.

По текстовому описанию и блок-схеме была построена квалиграмма, в которой выделяется четыре этапа цикла PDCA. Для наглядности каждый этап цикла на схеме выделили соответствующим цветом: планирование (plan) – светло желтый, выполнение (do) – розовый, проверка (check) – голубой, воздействие (act) – светло зеленый (рис. 1).

Для данного процесса был разработан «Реестр рисков» (рис. 2), в котором были приведены 6 основных рисков, их последствия, вероятность, тяжесть, действия при возникновении и ответственные. Кроме того, поле каждого риска окрашивается в определенный цвет.

02-02-2018 12-48-30

Рис. 1 – Квалиграмма процесса с циклом PDCA

Вероятность и тяжесть каждого из рисков были определены по трёхбалльной шкале [9]. По матрице вероятности и тяжести рисков определяем уровень каждого риска:

– зеленый – минимальный уровень риска;

– желтый – средний уровень риска;

– красный – критический уровень риска.

02-02-2018 12-55-44

Рис. 2 – Реестр рисков процесса «Внутренний аудит»



Все риски указываются на квалиграмме в виде цветных квадратов с номером риска (см. рис. 1). Цвет квадрата на квалиграмме соответствует цвету риска, указанного в таблице [10]. Они располагаются рядом с конкретным действием, в котором могут возникнуть.

Таким образом, при описании процесса совмещение элементов цикла PDCA и риск-ориентированного мышления с традиционным графическим представлением процесса в виде квалиграммы обеспечит непрерывное совершенствование процесса, позволит количественно и качественно оценивать риски при принятии решения, что приведет к повышению качества выполняемых работ и снижению затрат. Разработанные документы получаются компактные, наглядные и будут востребованы сотрудниками.

Список литературы / References

Дедух Л.Д. Анализ нормативной документации систем управления качества / Д.Л. Дедух, К.О. Полещук, Н.В. Мерзликина // Качество продукции: контроль, управление, повышение, планирование (г. Курск). – 2015. – С. 240–243.
ГОСТ Р ИСО 9000–2015. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. – Введ. 2015–11–01. – М. : Стандартинформ, 2015. – 49 с.
Р 50-601-46-2004. Рекомендации. Методика менеджмента процессов в системе качества. – Введ. 2004. – М. 2004.
ГОСТ Р ИСО 31000- 2010. Менеджмент риска. Принципы и руководство. – Введ. 2011-09-01. – М.: Стандартинформ, 2012. – 19 с.
ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Системы менеджмента качества. Требования. – Введ. 01.11.2015. – М.: Стандартинформ, 2015. – 23 с.
Описание и идентификация процессов в менеджменте качества [Сайт]. URL: http://referatwork.ru/QM/section-11.html
Методы описания процесса для анализа и стандартизации [Сайт]. URL: http://pandia.ru/text/79/274/13703.php
Закирова А.Р. Управление процессами : учеб. Пособие. – Казань. – 2015. С. 87
ГОСТ Р ИСО/МЭК 31010-2011. Менеджмент риска. Методы оценки риска. – Введ. 01.12.2012. – М.: Стандартинформ, 2012. – 69 с.
Егорова Е.Н. Риски хозяйственной деятельности предприятий / Е.Н. Егорова, И.Н. Прохоров // Проблемы экономики и менеджмента. № 5 (9). 2012. С. 11 – 18.